設備点検 の効率化やペーパーレス化を実現する方法として、スマホやタブレットの活用があります。この記事では、 設備点検 の効率化・ペーパーレス化を目指している企業の担当者に向けて、スマホやタブレットを活用するメリットや注意点などを解説します。合わせて、設備点検の流れも解説するため、ぜひ参考にしてください。
設備点検 などのフィールド業務にスマホやタブレットを活用する企業は増加中
IT技術の発展により、近年ではDX推進やIT化を検討する企業が増加しています。 設備点検 が必要となる、製造業やビルメンテナンス業、フィールドサービス業などにおいても、タブレットやスマホを活用して点検記録を残し、ペーパーレス化や業務効率化を目指している企業も多くあります。
設備点検 のIT化が進む企業が目立つ中、従来のように紙帳票を用いている企業やノート型パソコンを活用して点検作業をしている企業もあります。
設備点検 は重要な業務
設備点検 とは、その名のとおり設備の点検を行うことです。設備は長く使っていると、故障やトラブルが起きやすくなります。例えば、工場では機械が故障してしまうと、生産がストップしたり事故につながったりするリスクがあります。工場の機械を安全に稼働させるために点検と修理が必要であり、安全性と生産性を保つためには設備点検が欠かせません。
また、故障を未然に防ぐ、故障原因の特定や再発防止などにも 設備点検 は役立ちます。設備故障は企業の信用にも影響するため、保全部門と生産部門の円滑な意思疎通が重要です。
紙媒体やノート型パソコンを使って 設備点検 をしている企業が抱えている課題
紙帳票やノート型パソコンでの 設備点検 には、以下のような問題が起こりがちです。
・社内や工場内に、紙帳票が散乱して整理整頓しにくい
・紙帳票に記載した点検内容をパソコンに転記する必要があり、作業に時間と労力がかかる
・会社にいったん戻り、入力作業やデータ集計作業を改めて行う必要がある
・紙帳票やデータ入力後に出力した用紙をキャビネットなどに保存している場合、過去の点検結果を探し出すのに時間がかかる
・紙帳票からパソコンへ転記する際に、入力漏れや記入ミスが起こる可能性がある
・入力漏れや記入ミスがあった場合、紙帳票と入力内容にズレがないかの確認や修正に時間や労力がかかってしまう
・点検内容をエクセルなどで点検者個人が管理しているため、設備点検 で得られた情報が属人化しやすく、顧客全体のメンテナンス状況が把握しにくい
・ノート型パソコンを使っている場合には、利用範囲が広くセキュリティ面の不安が大きい。スマホなどより重量があり、持ち歩きが大変
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スマホやタブレットを活用し 設備点検 する流れ
まずは 設備点検 をし、その場で「いつ・どこで・だれが・どのような」点検をしたのかわかるようにスマホやタブレットに入力していきます。
タブレットに入力された内容については、すぐにシステムに反映されるため、他の社員との共有がスムーズです。紙帳票に点検記録を書き留めてからシステムに転記する手間をかけずにスピーディな 設備点検 ・ 内容の共有が可能です。ノート型パソコンを持ち歩いて入力する方法もありますが、パソコンよりもスマホやタブレットのほうが軽く、入力も容易に行えます。
設備点検 にスマホやタブレットを活用するメリット
設備点検 にスマホやタブレットを活用することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、7つのメリットを解説します。
設備点検 業務 の効率化につながる
スマホやタブレットの活用で、設備点検 にかかっている時間やコストなどを削減できる可能性があります。例えば、紙帳票の場合は点検内容を紙に記録した後、会社に戻りパソコンに転記したりデータ集計したりするなど手間がかかってしまいます。
しかし、スマホなどのモバイル端末なら点検してその場で点検内容の入力が可能です。帳票出力にも対応しているため、転記作業も不要になります。紙帳票が必須となる理由がない限りは、スマホなどを活用することで業務効率化につながります。
点検中のデータ入力・閲覧・点検履歴も管理できる
スマホやタブレットの場合、情報の共有がしやすくなります。点検中の入力や過去のデータ閲覧などができるため、過去の点検内容を参考にしたい場合にも便利です。
また、入力漏れ探知機能を活用することで、記入漏れなどの人的ミスの防止につながります。紙帳票をスキャンしデータを保存する方法もありますが、記入漏れへの根本的な対策としてはスマホなどへの入力が効果的です。いつ、だれが、どのような点検内容を行ったのかも管理できるため、コンプライアンス違反の防止にも役立ちます。
点検作業の属人化を防げる
スマホやタブレットなどで点検作業のマニュアルを参照できるようにしておけば、経験が浅い社員でも点検がしやすくなり、点検作業の属人化が防げます。また、入力漏れ探知、アラート表示などの機能を活用することで、点検内容の入力の円滑化やミス防止、作業の標準化にもつながるでしょう。
現場の状況が即時データ反映されることで情報共有がスムーズになる
点検者が入力したデータは、即座にシステムへ反映されます。そのため、何らかのトラブルが発生した場合でも、社内にいる管理者がすぐに検証でき、正確な指示を出せるようになるため、素早い問題解決につながります。また、作業の完了や異常確認などがリアルタイムで行えるため、生産性向上や正しい保全管理にも役立つでしょう。
点検結果の探し出しが容易になる、ペーパーレス化にもつながる
スマホなどを通じて、保存しているデータ内から過去の点検結果などを検索できるため、必要な情報の探し出しがスムーズです。スマホなどの画面上で検索できるため、紙媒体で保存するよりも手間がなくなり、時間の有効活用にも役立ちます。
また、印刷して保存する必要がなくペーパーレス化、保管場所のスペース削減やコスト削減にもつながります。
蓄積した点検データの分析が容易になる
スマホやタブレットを活用することで、点検データの一元管理が可能です。これまでの点検データが蓄積されるため、正確なデータ分析がしやすくなります。データ分析により営業活動の改善などが可能で、顧客価値の提供にもつながります。
両手を使っての点検作業が可能、点検場所内での移動もスムーズ
スマホやタブレットなら、ストラップを利用して首から下げることができます。紙の場合に常にファイルを持ち歩く必要がありますが、スマホなどならその必要がなく両手があくため点検作業しやすい、手荷物が減り狭い場所でも移動しやすいというメリットがあります。
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設備点検 に タブレット や スマホ を活用する際の注意点
設備点検 にタブレットやスマホを活用する場合には、注意したいポイントがあります。ここでは、2つの注意点を紹介するため、参考にしてください。
オンライン環境とスマホやタブレットの準備が必要
設備点検 には、スマホやタブレットだけではなく、オンライン環境も準備しなければなりません。オンライン環境があることで高度な設備管理が行えるため、まずはオンライン環境を構築しましょう。また、スマホなどの操作に不慣れ、不安があるという場合には、操作説明も必要です。
セキュリティ対策が必須
情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ対策は欠かせません。コンピューターウイルスだけではなく、盗難や紛失などにも注意しましょう。導入する際に、セキュリティレベルの強いサービスを選ぶなど、対策を万全にすることが重要です。
設備点検 の電子化にはスマホの活用がより役立つ
設備点検 にスマホやタブレットを活用する場合、新しくタブレットなどを用意するとコストがかかります。しかし、iPhoneやスマホなどといった手持ちの端末を活用して導入できるサービスもあるため、検討してみるとよいでしょう。
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まとめ
設備点検 にスマホやタブレットを活用することで、ペーパーレス化や業務効率化、生産性の向上や正確な保全管理が可能になるなど、さまざまなメリットがあります。設備点検 のIT化やDX化をお考えなら、導入を検討してみるとよいでしょう。
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